Alguien renuncia un martes y termina el viernes. En una empresa de treinta personas no hay un procedimiento de salida, así que el jefe pide la laptop de vuelta, alguien cambia la clave del Wi-Fi, y la cuenta de Google Workspace queda intacta cuatro meses porque nadie sabe qué se rompería al borrarla. Después contabilidad necesita un contrato que solo existía en el Drive de esa persona, la licencia sigue en la factura, y una app que esa persona autorizó hace dos años sigue leyendo correo con un permiso que nadie reconoce.
Dar de baja una cuenta en Workspace no es difícil. Depende del orden, que es peor, porque varios pasos se vuelven imposibles una vez que hiciste el último. Esta es la secuencia que seguimos en la cuenta de un cliente.
Qué destruye de verdad borrar un usuario
Todas las demás decisiones salen de esta. Google lo dice sin rodeos: los datos de un usuario borrado no se pueden recuperar una vez borrados.
- El correo desaparece. No queda en la papelera ni en un archivo. Si quieres el correo, lo resuelves antes de borrar la cuenta.
- Los archivos de Drive que la persona tenía y su calendario principal se guardan 20 días, y solo son accesibles si restauras la cuenta completa.
- Los archivos en unidades compartidas sobreviven, porque pertenecen a la organización y no a la persona. Esa es la mejor razón para mover los documentos de trabajo a unidades compartidas mucho antes de que alguien renuncie.
- Vault no te salva. Si borras un usuario, también borras sus datos de Workspace, incluidos los que Vault retiene o conserva. Las reglas de retención y las retenciones legales dejan de aplicar, los datos se pueden purgar de inmediato, y ya no vuelven aunque restaures la cuenta dentro de los 20 días.
La cuenta es el contenedor de todo lo que no está en una unidad compartida. Mantenla viva hasta que la hayas vaciado.
Primero suspende. Eso te da tiempo, no ahorro
El último día de la persona, suspende la cuenta. Google conserva intactos el correo, los documentos, los calendarios y el resto de los datos, puedes restaurarla en cualquier momento, y la suspensión reinicia las cookies de inicio de sesión por ti.
Lo que no hace es bajar la factura. Las cuentas suspendidas se cobran a la misma tarifa que las activas, tanto en el plan anual como en el flexible. En casi toda auditoría encontramos cuentas suspendidas de dos y tres años, cada una todavía en la factura, porque alguien tomó la suspensión como el estado final. Es un botón de pausa. Pon una fecha en el calendario.
Mueve los archivos y los calendarios mientras la cuenta existe
Google ofrece una transferencia en el momento de borrar, pero solo para Drive y Calendar. Gmail no tiene esa opción ahí, y ese es el hueco en el que casi todos caen. Un superadministrador puede transferir algunos datos dentro del flujo de borrado; los demás administradores tienen que transferirlos antes de borrar al usuario.
La transferencia de Calendar es más estrecha de lo que parece. Solo pasan los eventos futuros y no privados del calendario principal que tengan al menos un invitado o un recurso. Los eventos privados se cancelan, los pasados no se transfieren, y los calendarios secundarios no se transfieren: esos los mueves por separado, mientras la cuenta todavía está.
Del lado de Drive, transferir archivos no cambia quién ya tiene acceso, así que una transferencia no es una limpieza. Y si dejas fuera los archivos sin compartir, los archivos compartidos que están dentro de una carpeta sin compartir pueden moverse sin la carpeta y quedar sin ninguna ruta por la que alguien pueda navegar.
El buzón y la dirección: decide antes de borrar
- Una licencia de usuario archivado (Archived User), que es la recomendación de Google para este caso: si alguien dejó tu organización, asígnale una licencia de usuario archivado en lugar de suspender la cuenta, o poco después de suspenderla. Los datos siguen siendo buscables y exportables, y la licencia normal queda libre para reasignarla en 24 horas. Tiene que corresponder a la edición del usuario, los datos archivados cuentan contra tu almacenamiento agrupado, y solo las ediciones Enterprise incluyen el archivado de datos de Vault. El precio por edición está en la página de complementos de Google, que revisamos el mismo día.
- El servicio de migración de datos, que copia el correo a una cuenta nueva o existente y que Google recomienda a pequeña escala, más o menos de 1 a 100 usuarios. Necesita IMAP activo en la cuenta de origen y la verificación en dos pasos desactivada ahí mientras dura, lo que te fija el orden: la migración va antes de endurecer la cuenta, no después.
- Un alias en un usuario activo, para que el correo a la dirección antigua llegue a quien retome el trabajo. Un usuario puede tener hasta 30 alias sin costo extra y un alias solo lo puede tener un usuario. A los 20 días de borrada la cuenta, la dirección sale de Workspace, aunque puedes reasignarla a otro usuario administrado antes de eso.
- Delegación, cuando varias personas necesitan trabajar desde la dirección y no una sola. Los delegados pueden leer, enviar y borrar en esa cuenta, pero no pueden cambiar su contraseña.
El acceso que un cambio de contraseña no corta
Cambiar la contraseña es el paso que todo el mundo da, y por sí solo no alcanza. En una dirección hace más de lo que esperas: se revocan todas las contraseñas de aplicación de la cuenta, y los tokens OAuth de ciertos productos de Google se revocan automáticamente al cambiar la contraseña, así que los clientes de correo que entran con OAuth dejan de sincronizar. En todo lo demás hace menos.
- Reinicia también las cookies de inicio de sesión, en Directorio, el usuario, Seguridad, Cookies de inicio de sesión, Restablecer. Eso cierra la sesión en todos los dispositivos y navegadores, aunque puede tardar hasta una hora en cortar las sesiones activas de Gmail y no cierra la sesión en aplicaciones de escritorio como Drive para escritorio.
- Con inicio de sesión único de un proveedor de identidad externo, corta primero esa sesión SSO, porque reiniciar las cookies de Google mientras la sesión sigue viva puede dejar que la persona vuelva a entrar.
- Revoca los permisos de aplicaciones externas uno por uno. La página de Seguridad del usuario en la consola de administración lista los tokens OAuth activos que esa cuenta otorgó, por aplicación, y te deja revocarlos. Una app revocada no puede llegar a los datos de ese usuario hasta que el usuario la reinstale y la vuelva a autorizar, así que revocar no es un bloqueo permanente: solo sirve mientras la cuenta también esté suspendida o borrada.
- Borra el teléfono y el correo de recuperación, porque una dirección o un número de recuperación es justo lo que permite cambiar una contraseña más adelante.
Los remitentes que dejaron en tu dominio
Esta es la parte que casi ninguna lista de salida cubre, y la que llega a tus clientes. La plataforma de facturación, el CRM, la tienda en línea y la mesa de ayuda envían correo con tu dominio en el From, desde su propia infraestructura. Alguien autorizó cada una, muchas veces la persona que acaba de irse.
Dos restos en particular. Una dirección de "enviar como" o una ruta de salida por usuario que esa persona configuró puede seguir enviando bajo su identidad después de suspender la cuenta; explicamos cómo se comportan esas opciones en SMTP relay y Enviar como. Y un remitente externo que sigue en tu registro SPF para una herramienta que nadie abre desde hace dos años te cuesta una consulta DNS contra el límite de diez y amplía quién puede enviar como tú, sin ningún beneficio.
Las contraseñas de aplicación son parte de la misma conversación: se revocan en el momento en que cambias la contraseña, así que cualquier integración que dependiera de una deja de funcionar en ese instante. Averigua cuáles importan el miércoles, no después del cambio del viernes. Puedes ver ahora mismo qué autoriza tu dominio.
Dispositivos, unidades compartidas y el rol de administrador
Los dispositivos van primero, porque aquí el orden contradice todo lo anterior. Un borrado de cuenta quita la cuenta de trabajo administrada y sus datos, y deja en paz las apps y los datos personales, que es lo que Google sugiere para un dispositivo personal cuando alguien se va. Un borrado de dispositivo quita todos los datos y apps de trabajo, y en dispositivos Android sin perfil de trabajo y en dispositivos iOS inscritos por dispositivo se lleva también los datos personales. Borrar el dispositivo de la lista de dispositivos no es un sustituto: salvo en iOS, no quita ningún dato de trabajo.
El detalle es que un borrado remoto necesita una cuenta alcanzable y funcionando: una cuenta suspendida hay que restaurarla primero, y si la persona no sabe su contraseña conviene cambiarla antes del borrado, o puede tener que esperar al menos 24 horas para volver a entrar. Así que en la práctica el borrado del dispositivo va antes de la suspensión. Se hace desde Directorio, el usuario, Dispositivos administrados, y luego Más y Borrar cuenta o Borrar dispositivo.
- El rol de administrador sale antes que la cuenta. No puedes borrar a un usuario que todavía tiene un rol de administrador, y no puedes borrar tu propia cuenta de administrador: otro superadministrador tiene que hacerlo.
- La membresía en unidades compartidas es un paso aparte. Quitar a un miembro de una unidad compartida también le quita el acceso a los archivos y carpetas de esa unidad que se le compartieron directamente.
- Revisa qué acceso directo sobrevive. La guía de Google sobre quitar personas señala que un usuario eliminado todavía puede llegar a los archivos que se le compartieron directamente y no a través de un grupo, y que los archivos transferidos a otro usuario quedan compartidos directamente con el usuario eliminado por defecto. Entonces la transferencia que hiciste antes puede dejar a esa persona leyendo los documentos que acabas de mover. Verifícalo en tu propio dominio.
Hasta ahora, la licencia
La pregunta del dinero va al final porque la respuesta casi siempre es que no hay prisa. En el plan flexible, borrar al usuario corta el cargo, prorrateado a la fecha de borrado. En el plan anual no cambia nada de inmediato: tu compromiso baja en la renovación, cuando Google lo renueva por la cantidad de cuentas que tengas ese día. Así que en el plan anual la razón para borrar es el riesgo, no el costo, y archivar es lo que libera una licencia.
Los veinte días después
Borrar arranca un reloj. Un superadministrador puede restaurar al usuario hasta 20 días después, y la restauración falla una vez cerrada esa ventana, o cuando no hay una licencia libre para el servicio que el usuario tenía. Así que pon el día 18 en el calendario y no en la memoria de alguien, y confirma ese día que nadie necesita el buzón y que la dirección antigua sigue llegando a donde decidiste.
Cómo ayuda Guanacos Tech
Lo difícil de dar de baja una cuenta no es ninguna opción en particular. Es que los pasos se condicionan entre sí, y una empresa hace esto dos veces al año, nunca lo suficiente para recordar el orden. Así que lo hacemos una vez contigo, lo dejamos escrito como un procedimiento que tu administradora de oficina pueda seguir sin nosotros, y auditamos las dos cosas que un procedimiento rara vez alcanza: los permisos de aplicaciones externas en la cuenta que se va, y los sistemas de fuera que siguen enviando como tu dominio. Ese trabajo va dentro de nuestros servicios de consultores de Google Workspace, y cómo lo cotizamos está en cómo trabajamos. Con una llamada de 30 minutos alcanza para ver tus cuentas suspendidas, tu plan de licencias y tus remitentes, y decirte cuál te está costando dinero y cuál te está costando control.
Fuentes
- Borrar o quitar a un usuario de tu organización
- Restaurar un usuario borrado recientemente
- Opciones para conservar los datos de un ex empleado
- Archivar cuentas de ex empleados
- Complementos de Google Workspace (licencias de usuario archivado)
- Gestionar la configuración de seguridad de un usuario
- Cerrar la sesión de un usuario en una cuenta de Google administrada
- Borrar los datos corporativos de un dispositivo
- Reducir las licencias de usuario
- Cancelar o transferir eventos y calendarios secundarios antes de borrar un usuario
- Añadir o borrar una dirección de correo alternativa (alias)
- Delegar la dirección de correo de un usuario