¿Podemos mover a todos en un fin de semana en vez de por lotes?

Se puede, y las empresas pequeñas suelen hacerlo así. Los subdominios de ruteo igual valen la pena: son lo que mantiene el correo circulando si un lote no pasa la verificación y algunas personas tienen que quedarse un día más en el sistema anterior.

¿Las etiquetas de Gmail se vuelven carpetas de Outlook?

El correo se mueve con el buzón, pero el modelo de etiquetas y el de carpetas no son lo mismo, y las categorías de Outlook no calzan con las etiquetas de Gmail. Cuenta con explicar la diferencia el primer día más que con recrear cada etiqueta.

¿Qué pasa con los archivos compartidos con gente fuera de la empresa?

Migration Manager no vuelve a crear los enlaces de uso compartido externo, así que esos enlaces dejan de servir cuando la gente ya usa las copias de Microsoft. Haz una lista de las carpetas compartidas hacia afuera antes de correr y vuelve a emitir los enlaces desde SharePoint u OneDrive.

Migrar Google Workspace a Microsoft 365: el checklist

El lunes en que nadie pudo responder

Imagina una distribuidora de 40 personas comprada por un grupo que ya usa Microsoft 365, y la instrucción llega desde la casa matriz: todos en Exchange Online antes de que cierre el trimestre. La importación de correo corre un fin de semana y el lunes por la mañana las bandejas se ven bien. Después empiezan las llamadas. Los filtros que ordenaban las facturas de proveedores en carpetas están todos apagados. El calendario compartido que usaba la bodega para los horarios de entrega no aparece. Dos personas de ventas siguen respondiendo desde el sistema anterior y nadie sabe qué mensajes cayeron dónde.

Nada se rompió. Cada una de esas cosas está en la documentación de Microsoft como algo que no se migra o que llega desactivado, y nadie leyó esa lista antes de lanzar el lote. Las migraciones se complican en el espacio entre lo que mueve la herramienta y lo que la empresa de verdad usa. Por eso en esta ruta escribimos dos cosas antes de mover nada: el orden de las operaciones y la lista de lo que alguien va a tener que reconstruir a mano. Hacemos migraciones en las dos direcciones y no entramos en la discusión de cuál suite es mejor. Esta es la dirección de Google Workspace hacia Microsoft 365, con las herramientas propias de Google y de Microsoft.

Dos herramientas, dos consolas

El correo, los calendarios, los contactos y las reglas se mueven con la migración de Google que viene integrada en el centro de administración de Exchange. Microsoft documenta dos formas de usarla. El método automatizado por lotes es el que Microsoft recomienda, porque crea el proyecto de Google, la cuenta de servicio y la llave por ti, y habilita las APIs de Gmail, Calendar y Contactos. El método manual te deja esos pasos a ti en la consola de administración de Google. La migración no está disponible en tenants GCC High ni DoD.

Los archivos son otro trabajo, en otro lugar. Google Drive, incluidas las unidades compartidas, pasa a OneDrive y SharePoint con Migration Manager, que se usa desde el centro de administración de Microsoft 365 después de instalar la app de migración de Microsoft 365 desde el Marketplace de Google Workspace. Las dos herramientas vienen con las licencias que ya pagas, así que vale la pena pagar por un producto de terceros solo cuando el proyecto necesita algo que ellas no hacen.

Lo que ninguna de las dos mueve: grupos, delegaciones, calendarios de salas y recursos, y respuestas automáticas. Planifica eso como trabajo, no como un detalle del final.

Antes de mover nada: usuarios, licencias y los dos subdominios de ruteo

Esta es la parte que decide si el cambio final es aburrido. Cuatro cosas tienen que estar listas antes del primer lote.

Permisos en los dos lados. Del lado de Microsoft, el rol Recipient Management. Del lado de Google, un administrador que pueda crear un proyecto y una cuenta de servicio, para que la migración pueda leer Gmail, Calendar y Contactos.
Las personas ya existen en Microsoft 365. Cada usuario tiene que estar creado como mail user antes de que corra el lote, con una dirección externa en el subdominio de ruteo de Google y una dirección proxy en el subdominio de ruteo de Microsoft. La herramienta migra datos, no crea cuentas ni asigna licencias.
Dos subdominios de ruteo, cada uno con su propio MX. Uno envía el correo hacia Microsoft 365 y el otro lo devuelve a Google Workspace, para que la mitad de la empresa que ya se movió y la que no puedan seguir respondiéndose. Microsoft recomienda usar un subdominio de tu dominio principal, porque se verifica solo, y recomienda no usar el dominio onmicrosoft.com. Un dominio de ruteo sin verificar impide que la migración termine. Del lado de Google, el ajuste puede tardar hasta 24 horas en llegar a todos los usuarios, así que hazlo con un día de anticipación.
Un límite de tamaño que aguante tu correo. El mensaje más grande que mueve la migración depende de la configuración de transporte de tu tenant, y el valor por defecto es 35 MB. La guía de Microsoft indica que ese valor se puede subir hasta 150 MB. Todo lo que pase del límite se queda atrás, y así es como una empresa pierde justo los adjuntos que importaban. Microsoft también recomienda desactivar las políticas de retención y de archivo mientras corre la migración, para que los mensajes movidos no parezcan perdidos cuando revises los conteos.

Los dos subdominios de ruteo son registros DNS normales. El lado de Microsoft usa el valor que te da tu centro de administración para el dominio:

; envía el correo a Microsoft 365 durante la migración
m365.example.com.   3600   IN   MX   0   example-com.mail.protection.outlook.com.

; devuelve el correo a Google Workspace para quienes aún no se movieron
gws.example.com.    3600   IN   MX   1   smtp.google.com.

Correo, calendario y contactos: qué llega y qué no

Esta es la tabla que ponemos frente al cliente antes de agendar un lote. Casi siempre es el momento en que alguien dice "espera, ¿el calendario compartido?".

Lo que tienes en Google Workspace	Qué hace Microsoft 365 con eso	Qué hacer al respecto
El correo del buzón de cada persona	Se migra por lotes junto con el buzón	Sube el límite de transporte por encima de los 35 MB por defecto, o los mensajes grandes se quedan
Filtros de Gmail	Se migran como reglas, pero llegan apagadas	Avisa a la gente que active sus propias reglas el primer día, y revisa las que reenvían fuera de la empresa
Respuestas automáticas y de vacaciones	No se migran	Vuelve a escribirlas en Outlook, empezando por direcciones de rol como ventas y soporte
Calendarios personales, con eventos recurrentes	Se migran junto con el buzón	Los calendarios compartidos, las reservas de salas y los colores de eventos no se migran. Reconstruye los compartidos desde una lista que hagas antes del cambio
Contactos	Se migran con hasta tres direcciones de correo cada uno	Exporta los contactos que tengan más de tres direcciones, para que las demás existan en algún lado
Grupos de Google	Sin ruta de migración del proveedor	Recréalos como grupos de distribución o buzones compartidos y carga la membresía en bloque, antes del cambio de MX

Drive y unidades compartidas con Migration Manager

El lado de archivos convierte mientras copia. Docs, Sheets y Slides se exportan a .docx, .xlsx y .pptx, y los originales en Drive quedan intactos. Los Drawings llegan como archivos PNG por defecto. Los Forms sí se migran, pero solo cuando la tarea tiene configurado un destino para Forms, que es fácil de pasar por alto. El contenido de Google Sites y de Google Maps no se migra, los accesos directos se omiten, y los archivos sin dueño dentro de tu organización no se escanean, no se migran y no aparecen en el reporte.

Tres límites explican casi todos los elementos fallidos. La ruta de destino, con el nombre del archivo incluido, tiene que quedar por debajo de 400 caracteres, así que un árbol de carpetas muy profundo puede pasar el escaneo y fallar al entrar. El tamaño máximo por archivo es de 250 GB. Y los elementos no soportados no impiden que una tarea termine: Migration Manager registra un error por elemento y la tarea puede marcarse como completada, así que el reporte es la única respuesta honesta a "¿llegó todo?".

Los permisos necesitan una decisión, no un valor por defecto. Los permisos de las unidades compartidas pasan cuando mapeas cada grupo de Google a un grupo de Microsoft 365 con la misma membresía en el mapa de identidades, lo que significa que esos grupos tienen que existir primero en Microsoft 365. Los permisos a nivel de archivo están desactivados por defecto. Los enlaces de uso compartido externo no se vuelven a crear, así que quien esté fuera de la empresa y tenía un enlace va a necesitar uno nuevo. Por defecto solo se migra la última versión de cada archivo, y las corridas delta recogen lo que cambió después de la primera pasada.

Lo que hacemos con eso: escanear, leer el reporte, corregir las rutas largas y los archivos sin dueño, y recién entonces correr de verdad. El escaneo cuesta un día y es el día más barato del proyecto.

Lo que se reconstruye a mano

Cada migración en esta ruta deja la misma lista corta, y conviene escribirla en la primera semana en vez de descubrirla el fin de semana del cambio.

Grupos. No hay herramienta del proveedor para los grupos de Google. Una lista de correo simple se vuelve un grupo de distribución, creado y poblado en bloque. Una bandeja colaborativa con años de conversaciones guardadas es otra pregunta: un buzón compartido resuelve el futuro, y el archivo histórico necesita su propia decisión.
Delegaciones. Microsoft desactivó en junio de 2024 la migración de permisos y delegados de calendario, así que el calendario compartido se reconstruye. Los delegados de buzón todavía se pueden mover con cmdlets, y solo las delegaciones que la persona aceptó en Google, buena razón para confirmar quién delega en quién antes de la corrida y no después.
Salas y recursos. Los calendarios de salas y sus reservas se recrean en Exchange Online. Pide el próximo mes de reservas como lista antes de que el sistema anterior quede en silencio.
Etiquetas, filtros y firmas. Los filtros llegan apagados, las categorías no calzan con las etiquetas de forma limpia, y las firmas son configuración de cada cliente de correo que nadie migra por ti.

Autenticación y la hora del MX

El cambio de MX es el último paso, no el primero. Hasta que el lote final esté verificado, los subdominios de ruteo llevan el correo en las dos direcciones y el dominio principal sigue apuntando donde siempre. Cuando el MX se mueve, la autenticación tiene que moverse con él, en la misma ventana de cambio.

SPF necesita el include de Microsoft, DKIM se habilita en el portal de seguridad de Microsoft y se publica como dos registros CNAME, y el registro DMARC en _dmarc se queda donde está pero hay que revisarlo, porque ahora el remitente que debe alinearse con él es Exchange Online. Retira la llave DKIM de Google solo después de que se haya movido el último buzón, no antes, o vas a romper las firmas de quienes siguen en el sistema anterior.

; SPF cuando Exchange Online ya es el remitente
example.com.   3600   IN   TXT   "v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all"

Si mantienes remitentes de terceros, un sistema de facturación, un CRM, una plataforma de marketing, cada uno necesita su propio include o su propio subdominio autenticado, y el registro igual tiene que quedar dentro del presupuesto de consultas de SPF. Nuestra guía de configuración de SPF, DKIM y DMARC en Microsoft 365 tiene esa parte en orden. Revisa el dominio el mismo día que cambias el MX, en vez de esperar que un cliente te diga que tus facturas caen en spam.

Una razón más para cuidar esa hora: un mensaje que falla la autenticación después de una migración no parece un problema de migración para quien lo recibe. Parece tu problema.

Cómo ayuda Guanacos Tech

Corremos esta ruta de principio a fin para equipos pequeños y medianos: el mapeo de usuarios y licencias, los subdominios de ruteo, los lotes de correo, el escaneo de Drive y las corridas de archivos, la reconstrucción de grupos y delegaciones, y el cambio de autenticación el día del corte. En inglés y español, en Norteamérica y Latinoamérica, con ingenieros certificados por Google que han trabajado las dos plataformas desde 2018. El alcance de la ruta está en la página de migración de Google Workspace a Microsoft 365, y el servicio completo, con migración de archivos y entre tenants, está en la página de migración de correo y datos. Una llamada de 30 minutos alcanza para convertir esta lista en fechas para tu empresa y para nombrar lo que alguien de tu lado tendrá que reconstruir.

De Google Workspace a Microsoft 365: el checklist de migración, en el orden que no corta el correo