La migración para la que nadie aparta una mañana
Pongamos una agencia de carga de 14 personas que usa Zoho Mail desde el día en que alguien compró el dominio. Funcionaba bien. Después la empresa estandariza Google Workspace para documentos y reuniones, y el correo queda como lo último que sigue viviendo en otro lado. Todos asumen que el cambio es una tarde: apuntas los registros MX a Google y listo.
El registro MX no es lo que te cuesta la semana. Lo que cuesta son los años de correo guardados en esos buzones, y el hecho de que Zoho no entrega nada hasta que alguien activa IMAP cuenta por cuenta y averigua qué usuarios no pueden entrar con su contraseña normal. Hemos hecho esta ruta suficientes veces para saber dónde se traba, y casi siempre se traba del lado de Zoho, antes de que Google entre en la historia.
Activar IMAP en Zoho, por usuario y por política
La importación de Google lee el buzón viejo por IMAP. Si IMAP está apagado, la importación falla en la prueba de conexión y te dice muy poco sobre el motivo. Hay tres cosas distintas que deciden si un buzón de Zoho va a responder:
- La opción por usuario. El acceso IMAP es una preferencia del usuario en Zoho Mail, en Configuración y luego Cuentas de correo, en la sección IMAP Access. Activarlo en tu cuenta no hace nada por las otras trece personas.
- La política de la organización. Un administrador puede bloquear IMAP para toda la organización, y cuando es así la casilla del usuario no te salva. Revisa la política antes de ponerte a perseguir cuentas una por una.
- El plan. La página de ayuda de IMAP de Zoho es donde confirmarlo para tu cuenta: el acceso IMAP no se ofrece a usuarios recién registrados en el plan gratuito, y el plan gratuito solo está disponible en algunos centros de datos. Si el dominio está en un plan pago de Zoho, esto no es tu problema. Si alguien lo armó gratis hace años, revísalo antes de prometerle una fecha a nadie.
Después viene la contraseña. Una cuenta de Zoho con verificación en dos pasos activada, y cualquier usuario de la organización que entra con SAML, no puede autenticarse en un cliente IMAP con la contraseña web de siempre. Esos usuarios necesitan una contraseña específica de aplicación, generada en la cuenta de Zoho en Security y luego Application Specific Passwords. Zoho muestra esa contraseña una sola vez y no la vuelve a mostrar, así que quien la genera tiene que pegarla de inmediato en la hoja de la migración. Esas contraseñas no caducan, lo cual es cómodo durante la migración y conviene revocar la semana siguiente.
El nombre del servidor depende del tipo de dirección de Zoho. La documentación de Google nombra los dos: imappro.zoho.com para un buzón en el dominio de tu empresa, e imap.zoho.com para una dirección personal en zoho.com. IMAP sobre TLS va por el puerto 993.
La importación desde la consola de administración de Google
Cuando IMAP ya responde, la mitad de Google es la mitad fácil. Las condiciones que pide Google, verificadas el 26 de octubre de 2026: un superadministrador tiene que configurar y ejecutar la migración, y un distribuidor no puede hacerlo por su cliente; el servidor de origen tiene que ser alcanzable desde los rangos de IP de Google; IMAP tiene que estar activo en las cuentas de Zoho y en las de Workspace; y los usuarios de Workspace tienen que existir de antemano. La importación escribe dentro de cuentas, no las crea.
En la consola de administración la ruta es Datos, luego Importación y exportación de datos, luego Migración de datos. Elige IMAP como origen, escribe imappro.zoho.com como servidor y corre la prueba de conexión antes que nada. Una prueba fallida en este punto es un problema de Zoho, no de Google, así que vuelve a las tres revisiones de arriba en lugar de reintentar.
Cómo entregas los usuarios depende de cuántos sean. Hasta veinte, los escribes uno por uno en la consola. Arriba de veinte, subes un CSV con la dirección IMAP, la contraseña IMAP y la dirección de destino en Workspace en cada fila. El archivo tiene que pesar menos de 128 MB, y una importación cubre hasta 100 usuarios IMAP, así que una empresa más grande corre varias importaciones en vez de una. Hay una regla que agarra a la gente mientras arma la hoja: un mismo usuario IMAP no se puede repartir entre varios usuarios de Workspace. Mapea uno a uno, o varios a uno, nunca uno a varios.
Dos cosas se quedan atrás aunque la importación diga que todo salió bien. Un adjunto se omite cuando el mensaje más el adjunto pasan de 25 MB, y cuando el tipo de archivo es uno de los que Gmail bloquea, los ejecutables como caso típico. En un buzón lleno de notas de entrega escaneadas eso son unos cuantos mensajes, no un desastre, pero es de esas cosas que se dicen antes de la migración y no después.
Qué trae la importación y qué mueves tú
Esta es la tabla que conviene cerrar antes del primer lote, porque define cuánto del trabajo cae en alguien que no eres tú.
| Qué | Cómo se mueve | Qué prever |
|---|---|---|
| Correo y carpetas | Importación de datos de Google por IMAP | Las carpetas llegan como etiquetas; corre una pasada final justo antes del cambio de MX |
| Calendarios | Exportar de Zoho Calendar como ICS e importar por usuario | Solo salen los calendarios que el usuario posee, no los suscritos ni los compartidos |
| Contactos | Exportar y volver a importar por usuario | Solo libretas personales; los contactos de empresa se rehacen como directorio o grupos |
| Archivos de WorkDrive | No entran en la importación de correo | Planifícalo como una migración de archivos aparte, con su propio corte |
| Grupos y alias | Se recrean a mano en la consola de Workspace | Créalos antes del cambio de MX para que nada rebote ese día |
| Filtros y firmas | No se migran | Pide a cada persona que guarde los suyos la semana anterior |
La fila que sorprende es la última. Los filtros y las firmas son chicos, personales e invisibles hasta el día en que ya no están, y son justo lo que hace que una migración técnicamente limpia se sienta rota para quien vive dentro del buzón.
Calendarios, contactos y WorkDrive
Zoho Calendar exporta a ICS desde Configuración, luego Calendario, luego Calendarios y Mis calendarios, con el ícono de exportar del calendario que quieras. El límite que conviene saber antes de prometer algo: solo salen los calendarios que el usuario posee. Un calendario al que únicamente está suscrito, o que alguien más le compartió, no se exporta desde su cuenta, así que tiene que salir de quien sí es el dueño. En un equipo con un solo calendario de operaciones compartido, eso es una persona más con quien coordinar y cinco minutos de trabajo. En un equipo donde todos comparten todo, es una tarde.
Los contactos viajan igual, por usuario, como un archivo exportado que se vuelve a importar del lado de Google. Las libretas de toda la empresa son otra cosa: en Workspace eso es el directorio más los grupos, así que se rehacen en vez de trasladarse.
WorkDrive no es parte de una migración de correo y no conviene tratarlo como un agregado. Los archivos tienen su propio modelo de permisos, sus propias carpetas compartidas y su propio momento de corte, y los dos proyectos se estorban si intentas hacerlos la misma semana con la misma gente. Lo dimensionamos aparte, y la página de migración de archivos explica cómo corre ese lado.
El cambio de MX y los registros de Zoho que se retiran
El correo solo llega a Google cuando los registros MX apuntan ahí. La instrucción de Google es borrar los demás registros MX y publicar uno solo, con el host vacío o en @, prioridad 1 y valor smtp.google.com. Los registradores difieren en cómo lo quieren escrito: unos piden un punto final, otros quieren la prioridad y el destino en el mismo campo. Google indica que los registros nuevos pueden tardar hasta 72 horas en reconocerse.
Tipo: MX Host: @ Valor: smtp.google.com Prioridad: 1Lo que estás reemplazando son los registros de Zoho, mx.zoho.com, mx2.zoho.com y mx3.zoho.com. Dejar uno de esos con un número de prioridad más alto es una falla silenciosa: casi todo el correo llega a Google, y la fracción que reintenta cae en un buzón de Zoho que ya nadie abre. Bórralos en la misma edición y después revisa la zona desde afuera, en vez de confiar en la pantalla del registrador.
La autenticación es la parte que se olvida, y es la que manda tus facturas a spam. Mientras Zoho siga enviando por el dominio, el include de Zoho se queda en SPF y el selector DKIM de Zoho se queda publicado. Cuando Zoho ya terminó, los dos salen y entran los valores de Google: el include de SPF de Google y la clave DKIM generada en la página Autenticar correo electrónico de la consola de administración, publicada con el selector que esa página te dé. Nuestra guía de SPF, DKIM y DMARC en Zoho Mail tiene el lado de Zoho en detalle. Mantén un solo registro SPF, no dos, y deja el registro DMARC en pie todo el tiempo para que los reportes te digan quién sigue enviando como tú.
Revisa el dominio el mismo día del cambio de MX, en lugar de esperar a que un cliente te lo mencione. Un mensaje que falla la autenticación la semana después de una migración no parece una migración para quien lo recibe. Pareces tú.
Cómo ayuda Guanacos Tech
Hacemos esta ruta de punta a punta para equipos pequeños y medianos: la auditoría de IMAP del lado de Zoho, las contraseñas específicas de aplicación, la hoja de mapeo de usuarios, los lotes de importación y la pasada final, las exportaciones de calendarios y contactos, los grupos y alias rehechos antes del día, y el cambio de MX, SPF y DKIM en el corte. En español e inglés, en Norteamérica y Latinoamérica, con ingenieros certificados por Google que llevan en esto desde 2018. El alcance está en la página de consultoría de migración a Google Workspace, y las rutas de hosting e IMAP en particular en la página de correo de hosting a Google Workspace. Una llamada de 30 minutos alcanza para convertir esto en fechas para tu propio dominio y nombrar lo que alguien de tu lado va a tener que rehacer a mano.
Fuentes
- Ayuda de Google Workspace: migrar correo desde una cuenta IMAP
- Ayuda de Google Workspace: sobre la importación de correo con la herramienta de importación de datos
- Ayuda de Google Workspace: configurar los registros MX para Google Workspace
- Ayuda de Zoho Mail: acceso por IMAP
- Ayuda de Zoho Accounts: contraseñas específicas de aplicación
- Ayuda de Zoho Calendar: importar o exportar calendarios
- Ayuda de la consola de Zoho Mail: configurar la entrega de correo (registros MX)